< Обратно

Всё нижеизложенное - это только НАШ многолетний опыт, не более. Но слишком часто мы видим, что многие правила просто игнорируются, а в результате - теряются деньги, заведения закрываются, потому что руководствуются чересчур простой логикой, игнорируя выстраивание системы.

Нередко я вижу и читаю на разных ресурсах в интернете (и в телеграме, и на сайтах, и в блогах), что у собственников и персонала складывается странное представление об инвентаризации. Что проводить её нужно - все же проводят как-то, да бухгалтер зачем-то говорит, что надо. И нередко инвентаризация в таких случаях превращается в "мероприятие в себе" и проводится для самоуспокоения и "для галочки", а результаты трактуются произвольно, да ещё, что нередко бывает - с противоположными выводами.

Тут я попытаюсь скомпилировать свое понимание некоторых вопросов, связанных с инвентаризацией, и пока я говорю только о продуктах, но считаю необходимым периодически проводить инвентаризации всех материальных ценностей:  и оборудования, и посуды, и расходных материалов (жидкостей для мытья, салфеток для гостей и т.д. и т.п.)
В "непродуктовых случаях" у инвентаризации есть свои особенности, но для начала — сложное, ведь именно продукты участвуют в производстве, быстро оборачиваются и именно на них тратится много денег и сил, и именно в текучке.

Еще одно зачем-то усиленно продвигаемое часто утверждение - инвентаризацию можно провести за 15 минут. Может быть. Только затраты ресурсов на подготовку к такой инвентаризации перевесят все преимущества. Основной момент, на котором можно существенно сэкономить время - это штрихкодирование. 
Но вот какая штука: именно в среднего масштаба заведении общепита большая часть товара немаркирована, хранится в заготовках и быстро оборачивается. Обычно это - мясо, овощи, фрукты, иногда - хлеб, крупы, тесто, возможно - что-то еще. Маркировать самим и только ради инвентаризации? Дорого, долго, не исключает ошибок, да и что греха таить - махинаций.

На самом деле инвентаризация - это один из мощнейших инструментов, который (это применимо для любого инструмента в любой области человеческой деятельности) при грамотном и осмысленном подходе и организации процесса может ответить на кучу вопросов, ну или помочь в ответах на вопросы - откуда взялись вдруг излишки и недостачи.
Ну и, конечно же, у инвентаризации есть практические цели и их несколько.

Проведение инвентаризации в отрыве от документов приходов и расходов, а также техкарт - это просто трата ресурсов предприятия. Бессмысленная и бестолковая. Ведь у всего есть причины и следствия, и даже один некорректный или вообще пропущенный документ (или техкарта, которая формально - тоже документ) может исказить всю картинку и показать не имеющие отношения к реальности отклонения.
А бухгалтера и Материально Ответственные Лица (повара всех рангов, сотрудники бара, кальянщики и даже администраторы)  часто не в состоянии понять причины и исправить ситуацию.
Самое, наверное, главное - абсолютно все участники процесса должны понимать что и зачем делают. Так можно избежать многих ошибок при пересчете и внесении данных.

Цели инвентаризации

1. Установление точных остатков. Пару раз слышал странные мнения про инвентаризацию, что это очень сложно и непонятно, а ведь тут примитивная логика на основании элементарной математики: "Было" плюс "пришло" минус "ушло" равно "стало". И если фактическое (пересчитанное на инвентаризации) количество товара не совпало с тем, что числится в компьютере - то это просто ещё одна цифра в выражении (до того, как "было" превратится в "стало").
Почему или кто виноват - для этой цели неважно, тут важно именно точное, соответствующее истине конечное количество. Хотя сама по себе цель, наверное, самая важная. Именно от неё можно развивать остальные цели, а от её результатов - начинать хотя бы первичный анализ.

Учет в общепите Ростова-на-Дону, [03.11.2023 19:24]
2. Определение ответственности персонала, недостачи, предотвращение воровства. Пару раз в объявлениях о найме персонала видел странные строки, типа "у нас нет вычетов по инвентаризации" или совсем идиотски-веселое - "все излишки — ваши". А откуда излишкам взяться? Строки, видимо, добавлены для повышения интереса к вакансии, но во многом проваливают всю работу заведения - инструмент контроля НЕ работает, никто больше не отвечает ни за товар, ни за рецептуру, ни за ТТК. В анализе причин расхождений тоже никто не заинтересован (а и действительно - зачем?), для собственника причины придумываются (а откуда им еще взяться?) и всё благополучно выдыхают.

3. Психологический момент. 
Вкупе с другими целями - момент хороший. Сотрудники видят, что всё (а при грамотном построении учёта под контроль можно взять ВСЕ ценности и ВСЕ процессы) - под контролем и понимают, что без внимания ничего не останется. Да и коллеги не захотят прикрывать своим карманом раздолбая или воришку. 
А вот если эта идея - сама по себе, "для галочки", то и результат скорее отрицательный для бизнеса - ресурсы тратятся, выводов сделать нельзя (нет исходных данных), а персонал видит, что смысл у инвентаризации — нулевой. Я видел ситуацию, когда это видел даже совсем сторонний человек - экспедитор поставщика.

4. Выявление вероятных проколов в учете - как по сторонним документам, там и по внутренним. 
- Конечно, в идеале, везде и всегда должна быть возможность перепроверить любые данные. И не только в общепите. Поэтому, если шеф-повар ведет свои записи (журналы, например) по всем движениям (приходам, списаниям, перемещениям) - это может облегчить поиск причин расхождений.
Поэтому при подготовке к инвентаризации желательно провести сверки с поставщиками, что, собственно, полезно не только для инвентаризации. Меня несколько удивляет, что часто у представителей поставщика составление печатной формы простой сверки занимает несколько дней, но можно им для ускорения процесса предварительно им и свою версию предоставить.
Сверка в общем случае - это просто список документов отгрузок поставщика вашему заведению (ну иногда бывают и возвраты) с датами и суммами. Не стал бы никого обвинять, но случалось, что в сверку попадали некорректные (сумма, что интересно, - всегда в пользу поставщика), а то вообще чужие документы.
-  Тут есть и второй момент - периодически (а иногда и чаще) часть товара закупается сотрудниками за деньги компании, которые выдаются либо «подотчетом» до покупки, либо постфактум после покупки. Такие вещи тоже можно и нужно сверять, тем более что тут есть и должны быть документы выдачи денег сотрудникам, которые тоже создают "конфликт интересов" сотрудника и компании. Не говоря уж о том, что такие РКО (расчетно-кассовые ордера) позволяют вести точный учет наличности, но этот вопрос выходит за рамки темы статьи.

5. Техкарты и корректные движения товаров по ним. Сама по себе тема техкарт и их важности - достаточно обширная, а некорректное заполнение техкарт (особенно по ходовым и дорогим позициям) может сильно повлиять на результаты инвентаризации. И есть смысл обратить внимание на несколько потенциально проблемных моментов, влияющих, в числе всего прочего, и на себестоимость (а значит - и на расчетную рентабельность тоже). 
- Техкарта может меняться хоть каждый день. Причин изменений может несколько (о них - ниже), а основание - проработка. По желанию как минимум - повара, как максимум - собственника.
- Сезонность. Зимой, например, у овощей и отход больше, и цена выше. 
- Смена поставщика - однозначный повод для проработки.
- Сложные техкарты. Техкарты могут быть сложными (а значит - сложными и для контроля), но эта сложность может быть оправдана. И сложность, связанная с технологическими процессами, особенностями меню, хитрыми акциями, может заключаться не только в многоуровневой вложенности ингредиентов и заготовок. Но и - в задействовании модификаторов (то есть, в самом простом варианте - добавок к блюдам), у каждого их которых тоже может быть техкарта.

Учет в общепите Ростова-на-Дону, [03.11.2023 19:24]
Что еще можно и, на мой взгляд, НУЖНО обдумать, обсудить и прикинуть.
- Материально Ответственные Лица должны быть назначены и всегда и отвечать за всё, что происходит. В противном случае вряд ли возможно даже понять, что и куда делось, не говоря уж о каком-то возмещении потерь, без которых можно бы было обойтись.
- Удержания-депремирования - дело собственника и менеджмента. Этот вопрос связан с лояльностью персонала и очень спорен, но на мой взгляд, денежная ответственность за недостачу - пока самый действенный способ контроля и управления.
- Пересорты. Тут, конечно же, тоже вопрос неоднозначный. Можно, конечно "схлопнуть" при формировании цифр удержаний разные сорта муки и даже мяса, если по каким-то причинам сотрудники вынуждены были компенсировать отсутствие товара. Но когда (а это тоже — реальный пример) шеф-повар считает, что можно зачесть излишек сосисок, потому, что есть схожая недостача фарша — это нонсенс. Это значит, что шеф-повар не всё держит в руках.
- Существуют, кстати, и места, где сумма депремирования сотрудников не равна себестоимости в недостаче. А умножается на некоторый коэффициент, например - 1,4. Определенная логика в этом есть - обычно себестоимость ниже розничной цены товара в магазине за углом и так "покупать" даже выгоднее, тем более, что "заплатить" можно и потом, и всем.
- Психологически это легко не всегда, но ничего зазорного, позорного, унизительного или неудобного в проверке сумок перед уходом со смены нет.
- Не забывайте про пословицу - "Если вы сомневаетесь, а не воруют ли у вас, то не сомневайтесь - воруют". Верно не всегда, конечно, но очень часто.

Учет в общепите Ростова-на-Дону, [03.11.2023 20:08]
И да -  момент, который в статье пока не поднимался вообще - это задействование техсредств.
Конкретное программное обеспечение учета (QuickResto, R-Keeper, что-то от "1С", моя любимая, но местами и нелогичная IIKO, что-то самописное и самостоятельное) - это ваш выбор, и скорее всего - он уже сделан.  Рассуждать о плюсах и минусах каждого ПО я могу бесконечно, но - так или иначе любой вопрос инвентаризации можно решить в любой системе, а в моих умозаключениях ПО - не главное,  несмотря на многолетний опыт системного администрирования компаний, где нужен учет. Главное - идея.
Но тем не менее - есть и другие устройства, облегчающие пересчет, и помогающие в нём же в любом случае, а именно:
- Принтер штрих-кодов. Оставляя в стороне техническо-экономические характеристики (типа вариантов печати - термотрансферную или просто термо) - такой принтер позволяет напечатать и наклеить на товар этикетку со штрихкодом, описывающим и сам товар, и его характеристики (и даже конкретный вес конкретной упаковки).
- Сканер этих этих же штрих-кодов. Скорее всего - он у вас уже есть, если у вас есть в продаже акцизный алкоголь. На время инвентаризации его вполне можно задействовать для пересчета тех позиций, у которых штрихкод уже есть в системе. Или полученный от поставщика, или сформированный вами же.
- Весы с возможностью технического подключения и считывания веса прямо во время проведения инвентаризации. Ну вот, например, у южнокорейской компании CAS - это серия "AD", да наверняка есть и другие варианты. Положили на весы товар (или заготовку, что чаще востребовано), выбрали его в системе (ну конечно же - при условии, что такая заготовка с техкартой уже есть в системе) - и ввели его количество.

Учет в общепите Ростова-на-Дону, [04.11.2023 19:30]
- Те же весы могут помочь решить ещё одну встречающуюся проблему, связанную с пересчётом дорого алкоголя. Чтобы не переливать его при каждом пересчете в мерник (а такой перелив - это потери, особенно если в горлышке есть дозатор, создающий и еще одну проблему - попробуйте-ка залить в такую бутылку содержимое назад), можно в учетную систему ввести вес тары для каждого вида алкоголя (пустой бутылки)
 и полной (запечатанной) бутылки. Цифра Объема в литрах, а именно в литрах поставщик (и в ЕГАИС тоже) указывает количество в поставке, НЕ РАВНА весу, то есть: литры и килограммы - вещи РАЗНЫЕ. И именно так можно этот соотношение учесть, автоматически вычислив сколько в граммах весит миллилитр алкоголя. Такая возможность точно есть в iiko (и скорее всего есть и в других учетных системах), и я ею успешно пользовался.
Да, производители сейчас, случается, меняют дизайн и вес тары, тут придется перевешивать бутылки. Но чем дороже алкоголь, тем реже такие коллизии случаются. Но сам принцип, вполне возможно,  кому-то пригодится в организации учёта, раз пригодился и мне. И время, и деньги, и нервы барменов экономятся точно.