И сейчас, наверное, я вкратце всё же попытаюсь провести вводную часть электронной части учета. Я не стану претендовать этой частью заметки на технический обзор, это не так. Это просто - краткая выжимка собственного опыта работы с учетными системами.

Вообще, сам по себе вопрос "А какая программа учета самая лучшая?" бессмыслен. Так же, как и вопрос "А какая самая лучшая машина?". А зачем вам машина, а кто, когда, куда, как часто на ней будет ездить, а сколько вы готовы потратить на покупку, бензин и запчасти, а есть ли у вас в городе сервис-центры? И так далее, и тому подобное. Так что к выбору программы нужно подходить очень продуманно, тут должны действовать те же принципы, что и при выборе, например, телевизора. Иначе могут случиться несколько не очень приятных вещей: - вы переплатили за совсем ненужный вам функционал, или наоборот - в программе невозможно реализовать то, что вам просто необходимо. - отсутствие (ну или мягко говоря - неважное качество) техподдержки. Это может остановить половину процессов в вашем бизнесе. - вы тратите на содержание и обслуживание учетной системы несопоставимо большую (с вашим оборотом) сумму - то есть вынуждены содержать мощного монстра, который вам просто не нужен.

И поверьте мне - исправить такую ошибку нелегко, потому что у любого выбора есть последствия, которые тоже нужно исправлять. Ведь вместе с программой вы частично выбираете и оборудование - компьютеры, принтеры, сканеры, весы, к тому же - умение всего персонала работать со всем этим - это тоже ресурс, который придётся менять, и далеко не всем обучение дается легко и быстро.

Я бы разделил условно все программы для учета на 2 части - открытые и закрытые. Поясняю свою мысль: в открытой системе у нас есть доступ к алгоритмам программы, мы можем менять их до неузнаваемости, создавать свои кусочки алгоритмов и даже полностью написать свою собственную эксклюзивную систему учета и документооборота. Самый яркий пример такой системы - "1С". (Хотя, если придерживаться точности формулировок, "1С" - это компания, у которой есть крупное направление разработки программного обеспечения - "1С:Предприятие", а если быть точным в информативности - в этом семействе программ есть и "закрытые для редактирования" продукты). Закрытая система, наоборот, - это такая, в которой простора для маневра в изменении алгоритмов, настройки отчетов и многих операций у нас не очень много - ровно то, что заложили разработчики. Яркий пример - IIko. У обеих этих идеологий есть и плюсы и минусы, и они сродни плюсам и минусам соперничающим в гораздо больших масштабах идеологиям операционных систем современных смартфонов - iOS и Android. Мне бы не хотелось сейчас подробно останавливаться на этих плюсах и минусах, это в совокупности - тема для отдельной статьи, но самое главный плюс закрытой системы - высокая безопасность, а самый главный плюс открытой - в ней практически нет "это сделать нельзя". Можно всё, тут вопрос только в ваших ресурсах - без квалифицированных специалистов легко испортить даже базовый функционал.

Существуют и ещё не самые первостепенные разрезы и критерии (но которые в будущем могут оказаться важными), по которым можно и нужно разделать сортировать программы, прежде, чем начинать пользоваться. Например - где будет храниться ваша база, в стороннем облаке или на ваших компьютерах? Ещё например - если вы планируете расширяться, нужно подумать о возможностях масштабируемости сразу (вариантах удаленного доступа, синхронизации, лицензий и т.п.)