А тут мы плавно подходим к одному из самых эффективных методов управления - "Столкновение интересов", когда многие процессы невольно контролируются самими сотрудниками, а не специальными отделами контроля. Например, кладовщик получил от поставщика 2 молотка, что и зафиксировано его подписью в приходной накладной. Он точно знает, что если молоток куда-то пропадёт, он ответит за пропажу как минимум себестоимостью этого молотка из своего кармана, а максимум зависит уже от мнения самого руководства. Представим, этот молоток он передает в отдел маркетинга (пусть даже на время), и при таких обстоятельствах он будет кровно заинтересован в упомянутых выше железобетонных доказательствах передачи. И теперь уже отдел маркетинга должен быть готов показать либо молоток, либо документ, подтверждающий передачу молотка третьим лицам. А если все эти движения будут зафиксированы в программе, то раз, например, в месяц (а в подразделениях, где идет активное товародвижение, это можно делать датой инвентаризации) консолидированный отчет об остатках и (или) всех движениях по складу-подразделению должен подписываться руководителем подразделения и, возможно, частью сотрудников этого отдела. И вот если реальная картина отличается от той, что показывает программа - это проблема отдела, это же они принимали на свою ответственность 4 молотка и килограмм гвоздей. Нету ни товара, ни документов? Придется, вероятно, удержать из зарплаты. И хотя бывают форс-мажоры, наводнения, землетрясения, грабежи - они именно БЫВАЮТ. Очень редко.

Тот же самый принцип вполне работает и с деньгами - их учет немногим отличается от учета товаров, а в чем-то он даже проще. Для хранения денег не нужны складские площади (а если вам нужны - наверное, можно дальше и не читать), они не портятся от времени и у них нет срока годности. И если в кассе ваш кассир принял утром 10000 рублей, а вечером у него стало 7000, у него должны быть железобетонные доказательства разницы. Вот - аккуратно и разборчиво заполненный расходный кассовый ордер (РКО) на выданную зарплату менеджеру - 5000 рублей, вот его подпись в получении, вот подпись руководителя, что он разрешил, а вот - подпись самого кассира. А вот - приходный кассовый ордер (ПКО) от покупателя на 2000 рублей и роспись кассира в получении денег. 10 - 5 + 2 = 7. Честно? Да. Но это только в кассе, мы же получили от покупателя 2000 и мы теперь ему должны, что он легко и докажет, если у нас не будет подтверждения того, что мы ему отпустили товара на эти 2000 и он этот товар получил, а именно - документа, который в просторечии называется "накладная". И на котором стоит подпись этого самого покупателя, в графе "получил". И печать организации, если у организации есть печать. И тут столкновение интересов уже трехстороннее - кладовщика, кассира и клиента. Не взял кладовщик подпись на накладной от клиента - товар на нем. Не взял покупатель свою копию ПКО с подписью кассира - нет факта его оплаты товара, теперь он должен. Хорошо только кассиру, его излишек оплатит кто-то очень неаккуратный другой, но это - до поры, до времени. При обратной ситуации (возврата или поступления товаров от поставщика) все становится ровно наоборот. Не оформил документы прихода денег - недостача в кассе. Получил деньги с подписью на ПКО - доказывай теперь клиенту и руководству, что эти деньги он нам не просто в долг дал.

На самом деле, вы, наверное, поняли, что многими этими умозаключениями я пытаюсь донести до читателя ещё одну простую истину: учет может и должен существовать ВНЕ любой программы. И этот парадоксальный вывод - вполне логичен, несмотря на свой опыт системного администрирования, администрирования учетных систем и даже программирования (в "1С:Предприятие", например, но об этом - позже). Просто я понимаю, что хозяином любого бизнеса должен быть и будет человек, а не компьютерная программа. Программа должна вам только помогать и помогать именно так, как нужно вам, а не так, как решил программист, продавец этой программы или (что самое худшее) - какой-то отдельностоящий оператор базы в пределах своих обязанностей